Pionieren in het circulair inkopen van meubels
Noors pilotproject: 'Behoud wat we hebben'
Het Noorse agentschap voor openbaar en financieel beheer (DFØ) en het Noorse bureau voor digitalisering zijn in oktober 2021 naar nieuwe kantoorgebouwen verhuisd. Duurzaamheid was tot dan toe geen prioriteit bij DFØ, maar dit is aan het veranderen met de toevoeging van een afdeling voor groene overheidsopdrachten (GPP).
Het bureau heeft de verhuizing gebruikt als een kans om een pilotproject op te zetten dat beoogt de manier waarop de organisatie meubels inkoopt te veranderen. „Vanaf het begin was het doel van onze pilot om te behouden wat we hebben door bestaand meubilair te hergebruiken of te herontwerpen, en pas in allerlaatste instantie nieuw, milieuvriendelijk en circulair meubilair aan te schaffen. Zo voorkomen we ook onnodige uitgaven voor nieuw meubilair”, zegt Tangene. Bij een herontwerpproject werden 15 planken omgevormd tot nieuwe boekenplanken die beter in onze nieuwe kantoren passen. „De resultaten zijn tot nu toe veelbelovend. We hebben al onze bureaus, bureaustoelen en opbergkasten kunnen hergebruiken.”
Uitbrengen van de aanbesteding
Voor deze pilot heeft DFØ drie aanbestedingen uitgeschreven. Eén daarvan was een raamovereenkomst voor nieuw meubilair, een andere een raamovereenkomst voor gebruikt meubilair en de laatste was een innovatieve aanbesteding voor herinrichtingsideeën. In de raamovereenkomst voor nieuw meubilair zijn circulaire criteria opgenomen waarbij drie principes centraal stonden:
- bevorderen van een lange levensduur;
- bevorderen van gesloten materiaalkringlopen;
- bevordering van schone kringlopen.
„Wat het eerste principe betreft hebben we verschillende voorwaarden opgenomen, zoals 5 jaar garantie, certificaten voor productkwaliteitstests op basis van erkende methoden, robuustheid van textiel, beschikbaarheid van reserveonderdelen en informatie over reparatie en onderhoud”, zegt Tangene. „Voor het tweede principe moest de leverancier onderdeel uitmaken van een afvalverwerkingscoöperatie voor verantwoord afvalbeheer. En voor het derde principe hebben we ons gericht op naleving van de lijst met chemicaliën in de Europese REACH-verordening [Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals] en aangedrongen op de afwezigheid van chroom en nikkel.”
Tangene benadrukt het belang van het overbrengen van de boodschap van circulariteit in de aanbestedingsintroductie. „Je moet duidelijk maken dat het doel van het contract is om in de behoefte aan meubilair te voorzien op een manier die bijdraagt aan een circulaire economie. Dit omvat ook het expliciet maken dat het je primaire bedoeling is om gebruikte meubels aan te schaffen voordat je overgaat tot de aanschaf van nieuwe. Als je dat niet doet, ben je mogelijk wettelijk verplicht om alleen nieuw meubilair in te kopen. We hebben elke leverancier ook gevraagd om een beschrijving van één à twee pagina's te geven over hun duurzaamheidsactiviteiten en bijdrage aan een circulaire economie.”
Zorgen voor ondersteuning vanuit de leiding
Een uitdaging voor DFØ was het gebrek aan betrokkenheid in het begin van het project van Tangenes inkoopafdeling en uitdagingen met betrekking tot het vaststellen van duidelijkere en ambitieuzere circulaire doelen. „Wat het proces makkelijker had gemaakt, is een gekwantificeerd doel voor hergebruik, een duidelijk mandaat in de projectgroep voor het verhuisproces en een beter inzicht in financieringsmogelijkheden.” Maar nog belangrijker is om ervoor te zorgen dat er ondersteuning is vanuit de leiding. „Het betrekken van mij als expert op het gebied van circulaire meubelinkoop verliep enigszins ad hoc en fragmentarisch. De andere bij het project betrokken partijen kregen onvoldoende tijd of capaciteit om deze veranderingen goed te plannen. Ze kregen ook geen duidelijke stimulans, als je bedenkt dat deze pilot geen deel uitmaakte van hun projectbeschrijving of verwachte deliverables.” Beter leiderschap zou vanaf het begin een effectieve en efficiënte strategie hebben vastgesteld.
Dus de les hier is om goed te plannen en vroeg te plannen. „Op die manier krijg je de nodige tijd en middelen, om nog maar te zwijgen van het mandaat om het proces intern in je organisatie te coördineren”, zegt Tangene. Je moet ook van tevoren goed plannen met je verschillende leveranciers. Als je tweedehands meubels wilt kopen, kun je dit niet pas doen twee maanden voordat je ze nodig hebt. Leveranciers van gebruikte meubels hebben behoefte aan voorspelbaarheid. Waarschuw ze dus minimaal acht maanden van te voren. Hetzelfde geldt voor reparatie en herontwerp: begin veel eerder met communiceren dan je met een gewone leverancier van nieuwe meubels doet.”
Nederlands pilotproject: ‘ontwikkel een circulair showcaseproduct’
Het pilotproject in Groningen wordt gedreven door het streven van de gemeente om in 2030 een afvalvrije gemeente te zijn. Het plan is om de afvalstromen van de stad te verminderen door nieuwe afvalstromen te voorkomen en afval om te zetten in grondstoffen. De gemeente heeft hiervoor een pilotproject opgezet onder de naam Gronings Goud. De focus ligt op hergebruik van textiel voor de herstoffering van bureaustoelen. „Maar één van onze bredere doelen”, zegt Carolina Vogel, projectleider van het pilotproject, „is het ontwikkelen van een circulair showcaseproduct dat kan dienen als een concreet voorbeeld van de circulaire economie.”
De pilot leunt sterk op co-creatie, waarbij meerdere belanghebbenden in de waardeketen betrokken zijn. Er is Vepa, een leverancier van kantoormeubilair, en twee sociale ondernemingen, GoudGoed en ReBlend. De kringloop werkt als volgt: GoudGoed zamelt gebruikt textiel in en sorteert dit vervolgens in samenwerking met ReBlend. ReBlend ontwikkelt gesloten textielkringlopen waarbij de textielproducten worden gemaakt van end-of-life textiel dat anders zou worden verbrand of gedowncycled tot een minder waardevol product. ReBlend versnippert het gesorteerde textiel, spint er garen van en weeft vervolgens stoffen van deze versnipperde materialen. Het ingezamelde textiel wordt verwerkt tot stof, waarmee Vepa bureaustoelen voor de gemeente Groningen herstoffeert. „We zijn net begonnen, dus we zijn nu bezig het textiel te sorteren. Dat gaat dan naar de fabrikant, die er circulair textiel van maakt”, zegt Vogel.
Foto door Marleen Annema
Opstellen van het contract
Interessant aan dit pilotproject – dat onderdeel is van een breder circulair contract – is hoe het bredere circulaire contract tot stand is gekomen en de casestudy die in de laatste fasen van het inkoopproces werd uitgevoerd. „We zijn begonnen met het uitvoeren van een marktoriëntatieonderzoek. Daaruit kwam naar voren dat meubilair de meest geschikte sector was voor circulair aankopen,” zegt Vogel. Het proces was zorgvuldig gepland, waarbij inkopers een eenjarige opleiding volgden bij PIANOo, het Nederlandse Expertisecentrum Aanbesteden, en georganiseerd door Copper8. Dit heeft geleid tot de ontwikkeling van uitgangspunten. Vervolgens is er een call in de markt geopend, waarmee de eerste fase van de aanbesteding van start is gegaan. Een van de vereisten was dat geïnteresseerde marktpartijen de circulariteit van hun meubels moesten meten met behulp van een instrument (Circular IQ). De resultaten zijn beoordeeld door een onafhankelijk adviesbureau.
„De tweede fase van inkoop werd gestart door de drie overgebleven marktpartijen te vragen een casestudy te ontwikkelen”, zegt Hendrik Jan Withag, adviseur op het gebied van faciliteitbeheer. De partijen kregen informatie over een kantoor, het meubilair erin, het aantal vierkante meters, de mensen die er werken en hun behoeften. Uitgangspunt was zoveel mogelijk bestaande materialen te gebruiken om zo te ontdekken welke partij in de praktijk het beste aan de eisen van de opdracht kon voldoen. Gewoonlijk vertellen geïnteresseerden ons hoe ze werken, wat ze kunnen bieden en tegen welke prijs”, zegt Withag. „Maar de vraag die we altijd hebben is: kunnen ze hun beloften echt waarmaken? Daarom was de casestudy cruciaal, omdat het ons liet zien welke partijen de juiste mindset hadden om circulaire ideeën in de praktijk toe te passen.”
Transparantie, geduld en vertrouwen
Naast de mechanismen van circulair inkopen – de aanbestedingen, de contracten en de budgets – zijn er ook emotionele aspecten. Voor veel organisaties, zo niet de meeste, is circulair inkopen nieuw. Het betekent vaak het loslaten van beproefde manieren om dingen te doen. Om circulair inkopen te laten werken, moet je volgens Vogel en Withag transparant, vertrouwend en geduldig zijn. „Je moet transparant zijn in je contract”, zegt Withag. „De waarheid is dat we nog niet precies weten waar we naartoe gaan. Dus wees zo transparant mogelijk. Blijf de baas over het contract, uiteraard, maar vergeet niet dat je andere bedrijven de kans geeft om betrokken te zijn bij iets nieuws, iets vooruitstrevends. Dwing hen niet in een hoek. Heb voldoende vertrouwen in elkaar en in je doelen, zodat je kunt experimenteren, verschillende wegen kunt uitproberen, eventueel kunt falen en het opnieuw kunt proberen.”
Dat vergt ook geduld. „Omdat we allemaal met iets nieuws bezig zijn, moeten we soms dingen reorganiseren. Om een klein voorbeeld te geven: Ik had in het begin moeite met het invoeren van kostenposten in ons budgetsysteem, omdat het niet was ingericht op circulariteit. Dat was dus veel heen en weer afstemmen met de financiële afdeling, om ervoor te zorgen dat alles in het systeem kon worden ondergebracht.’
Om vertrouwen op te bouwen, loont het om jezelf af te vragen wat de andere belanghebbenden proberen te bereiken met hun innovatie of proces. „GoudGoed werkt met mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt”, zegt Vogel. „Voor mij is dat heel belangrijk. Voor ReBlend is het belangrijk om de huidige textielwaardeketen om te vormen tot een circulaire textielketen. En voor mij is het belangrijk om iets op de kaart te zetten dat een voorbeeld is van hoe we kunnen bouwen aan een circulaire economie.”
De case study en een video over het project Gronings Goud kunt u hier vinden.
Vlaams pilotproject: ‘een hefboom op de markt’
Het pilotproject van het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid heeft tot doel de hoeveelheid kantoormeubilair van overheidsentiteiten die bij het afval belandt, te verminderen. In breder verband sluit het ook aan bij de bepaling in het Vlaams regeerakkoord dat de overheid voorop moet lopen op het gebied van circulair aanbesteden.
Eén van de belangrijkste instrumenten van het pilotproject was het opzetten van een systeem dat de meubelbehoeften coördineert van de verschillende overheidsinstanties, die op verschillende locaties kantoren hebben. Sommige van deze entiteiten hebben een overschot aan meubilair, andere hebben meubels nodig. Hiervoor moest een partner worden gevonden die de inzameling, opslag, renovatie, distributie en verkoop van overtollig meubilair kon coördineren via een speciale webshop. „We hopen dat ons bureau als hefboom op de markt kan fungeren”, zegt Alexander Lemmens, jurist bij het Facilitair Bedrijf. „Het zou mooi zijn als deze pilot een katalysator kan worden om renovatie in Vlaanderen te mainstreamen.”
Foto door Het Facilitair Bedrijf
Het aanbestedingsproces
De partner die voor deze pilot is gecontracteerd, is een organisatie genaamd Nearly New Office Facilities (Nnof). Het vinden van een partner voor de pilot was echter niet eenvoudig. „We hebben een marktconsultatie georganiseerd om verschillende partijen bij elkaar te brengen. We wisten bijvoorbeeld dat enkele grote spelers in nieuw meubilair enige ervaring hadden met het renoveren van hun eigen meubilair, terwijl kleinere spelers uit de sociale sector goed waren in renovatieklussen op maat, maar niet groot genoeg om dit soort contracten in hun eentje uit te voeren. Onze hoop was dat ze zouden samenwerken en een consortium zouden vormen. Maar dat is helaas niet gelukt.”
Uiteindelijk heeft slechts één leverancier een offerte ingediend. „De les hier is dat het niet genoeg is om gewoon iedereen rond de tafel te zetten en te bespreken wat je wilt. Ik denk dat het belangrijk is om actiever te wijzen op de mogelijkheden van samenwerking en nog eerder te communiceren dat het opzetten van een samenwerking tussen organisaties tijd kost.” Positief is wel dat Nnof met verschillende onderaannemers werkt. Veel daarvan zijn kleine bedrijven die mensen in dienst nemen met een afstand tot de arbeidsmarkt, zoals mensen met een beperking of mensen die langdurig werkloos zijn.
Innovatief kredietsysteem
De pilot van het agentschap Facilitair Bedrijf bestaat uit twee raamovereenkomsten voor circulair kantoormeubilair (zie kader ‘Twee raamovereenkomsten’). Eén van de innovaties is het kredietsysteem. Overheidsinstanties die overtollig meubilair in het systeem invoeren, krijgen een tegoed dat ze kunnen gebruiken om meubels te kopen via de webshop van het systeem – direct of op een later tijdstip. Dit voorkomt niet alleen dat meubels worden verspild, maar levert ook een besparing op, geld dat anders aan nieuwe meubels zou worden uitgegeven.
Nnof wordt de juridische eigenaar van het meubilair zodra het is opgehaald en opgeslagen. Een ander innovatief element van deze opzet is dat het meubilair niet alleen wordt aangeboden aan andere overheidsinstanties, maar ook aan andere organisaties. Omgekeerd haalt Nnof ook meubels op bij andere organisaties, die ze vervolgens kunnen aanbieden aan overheidsinstanties.. Dit vermindert de verspilling verder, omdat het de kans vergroot dat een instantie vindt wat ze nodig heeft.
Het pilotproject is tot nu toe succesvol, met name de raamovereenkomst voor dienstverlening. „Het is natuurlijk een groeitraject”, zegt Lemmens „Ons doel is om de omzet elk jaar te verhogen en hopelijk met behulp van het creditsysteem een hub voor renovatie te creëren.” In de pilot wordt ook de hoeveelheid CO2 die is gecompenseerd gemeten. „De opdrachtnemers gebruiken een intercollegiaal getoetst rekeninstrument, dat is beoordeeld en goedgekeurd door universiteiten. Dus als je bijvoorbeeld tien gerenoveerde meubels koopt, kun je uitrekenen hoeveel kilo CO2 er is bespaard.” Ook monitort de pilot de hoeveelheid materiaal die wordt hergebruikt. „Hoewel we het over renovatie hebben, zijn sommige materialen – zoals wielen, bouten en moeren – nieuw.”
Impact van pilotprojecten
Alle drie de pilotprojecten hebben tot doel impact te hebben op lokaal en breder niveau. Door duurzame praktijken toe te passen, geven deze publieke organisaties het goede voorbeeld en helpen ze een duurzamere circulaire markt te creëren. Uiteindelijk zal circulair inkopen de impact op grondstoffen, energieverbruik, CO2-uitstoot en afvalproductie verminderen. En door het delen van ervaringen en kennis met andere organisaties in het Interreg NSR ProCirc-netwerk, zullen deze pilots onze kennis over circulair inkopen vergroten, wat andere inkopers in het hele NSR ten goede zal komen om circulair aanbesteden in hun organisaties te ontwikkelen.
|
Twee raamovereenkomsten voor circulair kantoormeubilair De eerste is een leveringscontract voor een platform dat meubilair ophaalt, opslaat, reviseert en herverdeelt. Het contract is beperkt tot de Vlaamse overheid, maar omdat het ingezamelde meubilair eigendom wordt van Nnof, kunnen ook andere organisaties het gerenoveerde meubilair kopen via een speciale webshop. De tweede is een servicecontract voor de renovatie van meubilair op projectbasis. Het contract staat ook open voor lokale overheden. De renovatie in deze overeenkomst bestaat voor een groot deel uit het repareren en vernieuwen van bestaand meubilair en uit op maat gemaakte meubels van oude materialen. Voor de Vlaamse overheid bestaat er een interessante symbiose tussen deze twee contracten. Nnof kan meubels verzamelen, opslaan, renoveren en verkopen die niet in het project zelf kunnen worden gebruikt, terwijl de speciale webshop voor gebruikte en gerenoveerde meubels items kan leveren die nodig zijn om het project te realiseren. |
|
Een hiërarchie van circulaire principes Er is een algemene hiërarchie van principes die organisaties als leidraad kan gebruiken als ze eenmaal hebben besloten om over te gaan op het circulair inkopen van meubels:
|
Geïnterviewden
Christian Tangene, adviseur in groene overheidsopdrachten bij het Noorse Agentschap voor openbaar en financieel beheer (DFØ).
Carolina Vogel, Projectmanager Stadsbeheer bij Gemeente Groningen, projectleider van het pilotproject Gronings Goud bij de gemeente Groningen.
Hendrik Jan Withag, beleidsmedewerker en adviseur Facility Management bij de gemeente Groningen.
Alexander Lemmens, jurist bij het agentschap Facilitair Bedrijf (Vlaamse overheid) en adviseur aanbestedingsprocedure in het pilotproject Refurbished Office Furniture.
Top foto door Het Facilitair Bedrijf