Leasing: eigenaarschap vanuit een nieuwe invalshoek

29 August 2023 - Published by Kraftvaerk

Naarmate de circulaire economie aan kracht wint, kiezen steeds meer bedrijven en organisaties voor leasing, ter vervanging van traditionele eigendomsmodellen. Om meer te weten te komen over hoe deze leaseregelingen bijdragen aan het stimuleren van de circulaire economie, spraken we met zowel een gebruiker als een leverancier. De Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG) in België least vloerbedekking ('Flooring as a Service'), verlichting en IT-diensten voor haar nieuwe kantoor in Brussel. Ricoh least al sinds 1976 kantoorinrichting aan bedrijven en neemt een leidende positie in bij het bevorderen van duurzaamheid.

We leven in een wegwerpcultuur. Wanneer een product niet meer werkt, gooit de consument het vaker wel dan niet weg. Het maakt niet echt uit of je een particulier bent die een tv weggooit ('Het zou te veel kosten om hem te repareren, ik kan net zo goed een nieuwe kopen') of een kantoor dat een bureau weggooit ('We kunnen beter ons budget opmaken, anders hebben we volgend jaar geen budget'). Helaas zijn er te weinig prikkels voor consumenten om producten die ze niet meer willen te recyclen. Of dat denken ze.

Maar eigenlijk is de tijd rijp om het traditionele concept van eigendom overboord te gooien. Door te leasen kan een organisatie hoge initiële aanschafkosten vermijden (terwijl de leasebetalingen vaak aftrekbaar zijn) en installatiekosten omzeilen. Een andere mogelijkheid is apparatuur laten upgraden, zonder dat bedrijven zich zorgen hoeven te maken over onverwachte onderhouds- en vervangingskosten.

Hoewel leasen op zich niet een inherent circulair model is, kunnen circulaire benaderingen naadloos worden ingebed in een leasecontract. De leverancier kan het product terugnemen wanneer het contract afloopt en hoort transparant te zijn over de vraag of ze de levensduur verlengen, het renoveren of de onderdelen ervan in een ander product gaan gebruiken. Deze opties voorkomen verspilling en verminderen de CO₂-uitstoot.

Strenge duurzaamheidseisen

Afval vermijden was een van de prioriteiten van VVSG toen de organisatie de beslissing nam om in haar nieuwe kantoor voor een circulaire aanpak te kiezen. „We wisten dat de leden van onze vereniging circulair inkopen al aan het overwegen waren, dus wilden we het goede voorbeeld geven”, zegt Leen van der Meeren, stafmedewerker van VVSG. VVSG verhuisde in 2019 naar een nieuw kantoor. De organisatie maakte van de gelegenheid gebruik om duurzaamheid in haar renovatieplannen op te nemen en besloot een Flooring as a Service-model te gaan gebruiken in plaats van nieuwe tapijten aan te schaffen.

„Nadat we het pand hadden betrokken, was er een bijeenkomst met twintig inkopers van andere gemeenten. We gaven ze een rondleiding door het gebouw en lieten hen het Flooring as a Service-model zien. We hebben ook twee video's gemaakt waarin we onze aanpak toelichten. We willen lokale autoriteiten echt inspireren en laten zien waarom het belangrijk is om de levensduur van producten te verlengen en ze in de kringloop te houden.”

Het Flooring as a Service-contract heeft een looptijd van negen jaar. VVSG is ook een tienjarig contract aangegaan voor verlichtingsarmaturen en internetdiensten. „De leverancier is eigenaar van de tapijten en zorgt voor het onderhoud tijdens de looptijd van het contract”, vertelt Marjo Jespers. „Bovendien garandeert de leverancier dat hij aan het einde van het contract alles terugneemt, recyclet en er nieuw materiaal van maakt.” Het tapijt zelf werd geleverd in overeenstemming met strenge duurzaamheidseisen. Het materiaal moet bestaan uit garen gemaakt van 100% geregenereerd materiaal en moet een zilveren Cradle to Cradle-certificaat of gelijkwaardig daaraan hebben. Tapijttegels moeten ook worden onderhouden met milieuvriendelijke producten.

Geleerde lessen (tot dusverre)

Het experiment bevindt zich nog in een vroeg stadium en ook met de verschillende lockdowns in de afgelopen jaren is deze dienstverlening nog niet echt op de proef gesteld. Maar het proces voorafgaand aan de leaseregeling leverde bruikbare inzichten op. „Voor de renovatie van het pand hadden we een aannemer ingehuurd”, zegt Van der Meeren. „Aanvankelijk wist hij niet goed hoe deze dienstenregeling werkte, dus moest hij alles bestuderen op basis van onze instructies over hoe we wilden dat het een en ander zou worden opgezet.”

Daarom raadt Jespers aan om het heft in eigen handen te nemen. „Laat niet alles aan de aannemer over. Probeer zelf de projectmanager te zijn. Verken de markt. Durf te experimenteren zodat je een voorbeeld kunt zijn voor anderen. Schakel deskundigen in, bijvoorbeeld een third-party integrator die bekend is met as a Service-oplossingen en meerdere marktpartijen erbij kan betrekken.”

Uiteindelijk was het gebruik van vloerbedekking as-a-Service onderdeel van een groter experiment, aldus Van der Meeren. „We wilden nog een stap verder gaan, namelijk dat alles in het nieuwe gebouw duurzaam zou zijn. Dat was de belangrijkste prioriteit van dit hele project.” Van der Meeren en Jespers zijn tevreden met het resultaat tot nu toe. Door het kantoorgebouw te renoveren uitgaande van duurzame en circulaire principes is een gezonde werkomgeving ontstaan en heeft het kantoor een substantieel lagere CO₂-voetafdruk.

Roepende in de woestijn

Leasing van drukwerk, één van de belangrijkste bedrijfsactiviteiten van Ricoh, vindt al tientallen jaren plaats. Maar Ricoh speelt een toonaangevende rol op het gebied van duurzaamheid in dat segment, wat tot uiting komt in het concept dat het bedrijf heeft van een duurzame samenleving, de Comet Circle. De Comet Circle laat de volledige levenscyclus van de producten van het bedrijf zien, evenals alle partners die betrokken zijn bij het verminderen van de milieu-impact. „De Comet Circle gaf ons een kader om onze waardepropositie visueel te illustreren in plaats van alleen maar te zeggen "we nemen dat product aan het einde van de levensduur terug en indien mogelijk verlengen we de levensduur door het te renoveren en te kannibaliseren en onderdelen ervan te oogsten". Het concept leent zich goed voor onze activiteiten, want 'verkopen en vergeten' is niet ons bedrijfsmodel.”

Een van de belangrijkste voordelen van leasen bij Ricoh is de eenvoud van het proces. „Aan het einde van het contract van het apparaat”, zegt James Deacon, „nemen we het terug, zonder discussies en zonder onderhandelen. We willen het product ook heel graag terugnemen. De verwijdering van het product is dus niet het probleem van de klant. Het is ons probleem.” Daarnaast biedt Ricoh voor alle verbruiksartikelen een gratis, pan-Europees ophaal- en terugnameprogramma, zodat de klant niet wordt opgezadeld met een zoektocht naar een lokale verwijderaar.

„Lange tijd bestond het idee dat geherfabriceerde, gerenoveerde en gerecyclede producten een beetje tweederangs waren in vergelijking met een gloednieuw product”, zegt Deacon. „We kunnen nu aantonen dat dit niet meer het geval is. Maar tien jaar geleden waren we een roepende in de woestijn als we dat zeiden. Ik denk dat het inmiddels de geaccepteerde norm is dat een product niet tweederangs is als het gerecycled is of gerecyclede onderdelen bevat.”

Ricoh als influencer

Het circulaire principe van leasing gaat verder dan het herfabriceren en recyclen van apparaten aan het einde van hun levensduur. De doorlopende klantrelatie, in tegenstelling tot één enkele interactie op het verkooppunt, biedt Ricoh de mogelijkheid om met de klant samen te werken aan initiatieven voor gedragsverandering om onnodig printen te verminderen. Deze initiatieven ondersteunen ook werkelijk het element 'verminderen' van de afvalhiërarchie 'verminderen, hergebruiken, recyclen'. Ricoh ondersteunt klanten bij het verminderen van het verbruik van papier, elektriciteit en toner, wat besparingen oplevert op het gebied van zowel middelen als bedrijfskosten en vaak betekent dat bedrijven in totaal minder apparaten nodig hebben. Hoewel 'verminderen' niet noodzakelijkerwijs een element van circulariteit inhoudt, sluit het wel aan bij de algehele gemeenschappelijke intentie en uitkomst van circulariteit, namelijk om uiteindelijk het gebruik van nieuwe en aanvullende hulpbronnen te verminderen.

„Bij sommige klanten hebben we dat met veel succes gedaan”, zegt Deacon. „In één geval werd ons gevraagd om een klant te helpen het printvolume terug te dringen. Dus hebben we samen met hen een communicatieprogramma uitgevoerd met de naam 'Denk na voor je print'. Het bestond uit een reeks digitale posters en schermachtergronden voor desktops die mensen aanspoorden om dubbelzijdig afdrukken als standaard in te stellen, in zwart-wit af te drukken, niet één, niet twee maar drie keer te controleren voor het afdrukken, en niet een concept af te drukken.”

Na het uitvoeren van een communicatiecampagne vraagt Ricoh de klant soms om de bewustwording en de tevredenheid over de campagnes onder de gebruikers te peilen. „We zijn begonnen om de stem van de medewerkers te horen. Het kan de volgende keer heel nuttig zijn om dergelijke informatie terug te koppelen naar de inkopers.” Het laat inderdaad de toegevoegde waarde zien die Ricoh zijn klanten als leverancier biedt. „En het benadrukt ook de waarden van onze klanten op het gebied van duurzaamheid. We hebben bijgedragen aan de omslag die het personeel van de klant op die reis heeft gemaakt. Dat begint meer gewicht te krijgen in de besluitvorming en voor de inkopers. Om dat soort kansen te krijgen moeten we als gevestigde exploitant vaak van binnenuit aansturen.”

Het feit dat Ricoh veel B2B-zaken doet, waarbij het bedrijf apparaten least en weet dat het deze apparaten weer terugneemt, betekent dat het een ander bedrijfsmodel heeft dan veel andere organisaties. „Hun model is vaak 'verkopen en vergeten', wat het onwaarschijnlijk maakt dat ze aan het einde van de levensduur terugname en circulariteit overwegen. Dat wij deze leidende rol zijn gaan spelen, is dankzij dingen als de Comet Circle. Wij waren de eersten die, in onze sector en zelfs in de IT-sector, echte praktijkvoorbeelden van de circulaire economie zijn gaan documenteren en vastleggen, en daar staan we om bekend. Voorbeelden die laten zien dat de circulaire economie in de IT-sector al sinds 1994 springlevend is. Interviews als deze herinneren me er weer aan dat Ricoh nog steeds wordt gezien als een onderscheidende factor in onze markt.”

Geïnterviewden

Leen van der Meeren, Projectmedewerker Klimaatfinancieringsprojecten en voormalig medewerker Duurzaam aankopen, Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG)

Marjo Jespers, Facility Manager, VVSG

James Deacon, Senior ESG Manager, Ricoh