Inkopen voor een betere toekomst
Denemarken is een klein land. De meeste Deense gemeenten hebben een goed beeld van wat de andere doen en hoe goed ze presteren. Toen de afdeling Afvalbeheer van de gemeente Kolding de mogelijkheden wilde verkennen om circulaire principes te integreren in de bedrijfsvoering, besloten ze daarom verder te kijken voor inspiratie. „We dachten dat het een goed idee zou zijn om samen te werken met spelers die op ons voorliepen”, zegt Nielsen. Zo werden ze projectpartner en voerden ze experimentele circulaire pilotprojecten uit in het Interreg NSR ProCirc project.
Volgens Nielsen heeft deel uitmaken van een Europees project tot een steile leercurve geleid. Er werken veel vakbekwame mensen bij de andere deelnemende organisaties aan het project. „We voelden echt de druk om goed te presteren in dit project”, zegt Nielsen. „Maar het was positieve druk. Mijn organisatie zou normaal gesproken niet hebben gezegd dat ik 40% van mijn tijd kan besteden aan het bevorderen van de circulaire agenda bij inkoop. Maar we rapporteren aan Interreg over dit project, dus we moeten leveren.”
Het was ook een gouden kans om te sparren met internationale vakgenoten. „Er is altijd wel een koploper in een ander project die bereid is mee te denken als je een probleem hebt. Daar hebben we veel profijt van gehad. Wat bijzonder is, is dat je eerst gewoon wat ideeën en ambities hebt over circulariteit, dan onderdeel wordt van een project, en drie jaar later ben je opeens zelf een beetje een koploper!”
Van een eenvoudig project tot een paradigmaverschuiving
Het ProCirc pilotproject voor afgedankte voertuigen van de gemeente Kolding heeft tot doel voertuigen die op fossiele brandstoffen rijden te vervangen door voertuigen die een groener alternatief gebruiken, bijvoorbeeld waterstof of elektriciteit. „Het was een eenvoudige pilot om mee te beginnen”, zegt Nielsen. „Neem een voertuig dat op fossiele brandstoffen rijdt en koop een nieuwe die dat niet doet. Maar gezien het hele proces dat we doorlopen om circulair denken te introduceren – de leerfase, de cultuurverandering, de andere mindset – is het niet zinvol om met slechts één voertuig te experimenteren.”
Als gevolg hiervan is de pilot geëvolueerd van het vervangen van een enkel voertuig naar het teweegbrengen van een paradigmaverschuiving. „Nu zijn we van plan om al onze voertuigen te vervangen door groenere alternatieven. De vraag is alleen: hoe pakken we het aan? Want we hebben natuurlijk nog steeds een verantwoordelijkheid om huishoudelijk afval in te zamelen. We kunnen dus niet al onze vrachtwagens van de ene op de andere dag vervangen. Als de nieuwe vrachtwagens op de een of andere manier gebreken zouden hebben, zou immers de hele afvalinzameling tot stilstand komen. In plaats daarvan zijn we bezig met een paradigmaverschuiving over circulair denken. Deze zal zeker plaats vinden, maar wel geleidelijk.” Om het idee te laten slagen, heb je natuurlijk draagvlak bij je medewerkers nodig.
Drie manieren om draagvlak te creëren
Hou het simpel
De meesten van ons zijn huiverig voor verandering. Hoe brengt een projectleider die voor een gemeente werkt het nieuws dat de gemeente de circulaire weg inslaat? „Eerst hebben we met onze medewerkers gesproken. We vroegen ze waar ze het meest huiverig voor zijn als ze het woord circulair horen.” Aanvankelijk vonden ze het allemaal te academisch en moeilijk te bevatten. Sommigen vreesden dat het een negatieve invloed zou hebben op hun werksituatie. „Dus onze eerste taak was om het begrip circulariteit te vertalen naar iets simpels. En om onze medewerkers uit te leggen dat circulariteit iets is wat ze misschien zonder het te weten al doen in hun werk.”
Nielsen begon met het gebruik van acht iconische afbeeldingen die de principes van de circulaire economie vertegenwoordigen, geïnspireerd door de Nederlandse organisatie Circle Economy (zie ook het kader over de Icebreaker, een instrument gebaseerd op deze iconen en principes). Hij gebruikte ze in projecten en in interne nieuwsbrieven om situaties onder de aandacht te brengen waarin iemand in zijn organisatie al iets deed dat de circulaire transitie ondersteunde.
Denk bijvoorbeeld aan het uitfaseren van fossiele brandstoffen of het verlengen van de levensduur van een product. „Onze voorman van de afdeling logistiek had op een gegeven moment een idee dat circulariteit ondersteunde, al realiseerde hij zich dat zelf niet”, herinnert Nielsen zich. „Containers werden op willekeurige plekken verspreid in het logistieke gebied, dus chauffeurs moesten eerst rondrijden met de vrachtwagens om de containers te zoeken voordat ze die konden ophalen. De voorman stroomlijnde het systeem door de containers te nummeren en een vaste plek te geven.”
Een heel eenvoudig idee, maar het verkortte de tijd dat de motor van de vrachtwagens liep en hun wielen om hun assen draaiden, waardoor de uitstoot afnam en de levensduur van de voertuigen werd verlengd. „Het is belangrijk voor ons om deze voorbeelden onder de aandacht te brengen, zodat mensen beseffen dat ze al bijdragen aan de circulaire transitie. En op dat fundament moeten we voortbouwen.”
Eigenaarschap creëren
Een andere manier om draagvlak bij medewerkers te creëren, is hen een gevoel van eigenaarschap te geven. Als inkopers bijvoorbeeld in het verleden een nieuwe vuilniswagen nodig hadden, gingen ze in gesprek met spelers in de markt en vonden ze de vuilniswagen die ze zochten voor de juiste prijs. Circulaire principes waren nog geen punt van aandacht. Maar omdat het een dure aankoop is, moesten ze wel groen licht krijgen van de directeur. Stel je voor dat deze directeur in dit late stadium tegen de inkoper zegt dat hij of zij rekening moet houden met een circulaire ambitie. „Dat is duidelijk niet de juiste manier om het aan te pakken”, zegt Nielsen. „De inkoper heeft veel tijd gestoken in het kiezen van de juiste vuilniswagen en heeft hem de volgende maand nodig. Het laatste wat we willen is een obstakel zijn in hun inkoopproces.”
Om deze reden hebben Nielsen en zijn team besloten dat ze in een veel eerder stadium bij elkaar moeten zitten, op het moment dat de budgetten voor dit soort aankopen worden vastgesteld. „Inkopers weten meestal ruim van tevoren wanneer ze een nieuwe vuilniswagen nodig hebben, meestal wel een jaar of twee. Dus nu analyseren we eerst de situatie en gaan we na welke circulaire principes interessant zijn om te integreren in het inkoopproces. Vervolgens presenteren we die opties aan de inkopers en geven we hen de verantwoordelijkheid voor de uiteindelijke beslissing. Dit creëert een gevoel van eigenaarschap, in plaats van alleen maar voor te schrijven wat ze moeten doen.”
Zeg het voort
Draagvlak is niet een strikt interne aangelegenheid. Net zoals de organisatie van Nielsen leerde van meer ervaren partners in het ProCirc netwerk, verspreidt hij op zijn beurt de boodschap weer naar andere gemeenten. „Tijdens dit project hebben we als afdeling afvalbeheer nagedacht over hoe we hetgeen we tijdens het project hebben geleerd op z'n minst kunnen uitbreiden naar het bredere gemeentelijke niveau. We hebben bijvoorbeeld contact met een landelijk forum voor duurzaam inkopen en krijgen nu veel verzoeken om presentaties te geven over circulair inkopen. Dat is volgens mij de basis van deze Europese projecten: kennis delen over de grenzen heen, maar ook tussen gemeenten en regio's op nationaal niveau.”
Geïnterviewde
Kim Ankjær Nielsen, projectmanager in de circulaire economie en leider van de circulaire inkooptransitie, gemeente Kolding, Denemarken.
|
Icebreaker Het instrument Icebreaker is ontstaan uit gesprekken met de afdeling Onderhoud afvalbeheer van de gemeente Kolding. Kim Ankjær Nielsen en het Team Circulaire Economie, verantwoordelijk voor de transitie naar circulair inkopen, vroegen de medewerkers van de afdeling wat ze nodig zouden hebben als ze circulaire principes moesten integreren in hun inkoopproces. Een van de antwoorden was een checklist-instrument. „Als we vragen aan degenen die verantwoordelijk zijn voor de daadwerkelijke transitie naar meer circulair inkopen en voor het inkopen van onder andere de vuilniswagens en containers, zeggen ze dat ze iets simpels willen. Het moet aantrekkelijk en uitnodigend zijn om mee te werken, iets wat je aan de muur kunt hangen. Wat ze niet willen is nog een roadmap van zeventig pagina's”, zegt Nielsen.
Klik op de afbeelding om deze op volledige grootte te bekijken:
|
Nuttige links
ProCirc pilotprojecten in de gemeente Kolding
Circular tender for reused office building, Interreg VB North Sea Region Programme
Circular tendering of waste treatment, Interreg VB North Sea Region Programme
Fossil fuel to green energy in waste management vehicles, Interreg VB North Sea Region Programme