Grensverleggende circulariteit: van telefoons en tablets tot kinderwagens
Kiezen voor een circulaire aanpak
Eén van de belangrijkste doelen van circulair inkopen is prioriteit geven aan duurzaamheid. Hiervoor is het noodzakelijk dat traditionele inkoopsystemen opnieuw vorm worden gegeven. Het belangrijkste doel van Rodenhuis bij het inkopen van duurzame ICT-producten is om de Nederlandse overheid te positioneren als koploper op het gebied van duurzaamheid. Hij is ervan overtuigd dat het delen van kennis en samenwerking met organisaties binnen en buiten de overheid de markt naar meer duurzame oplossingen zal leiden. „We noemen wat we doen ‘inkopen met impact'”, zegt Rodenhuis. Hij werkt samen met een team van zeven collega's en beschikt over een inkoopbudget van ongeveer 170 miljoen euro per jaar, waarmee wordt voorzien in de hardwarebehoeften van overheidsmedewerkers en gebouwen.
Het inkoopbudget van de stad Malmö bedraagt maar liefst 860 miljoen euro per jaar. De centrale inkoopafdeling koopt goederen, diensten en ICT in voor de gemeente. Twee van de producten waarop Hultstrand en Tunlid zich de laatste tijd hebben gericht, zijn kinderwagens en bussen voor peuterspeelzalen. De prioriteit in beide gevallen was het opzetten van een effectief systeem voor reparatie en onderhoud, waardoor de levenscyclus van de producten zou worden verlengd en de noodzaak om nieuwe producten te kopen verminderd. „We werken met gemeentelijke diensten die niet over enorme budgets beschikken. Kinderwagens zijn in dit opzicht een makkelijk product. Het is niet hetzelfde als computers of smartphones, waarbij iedereen het nieuwste model wil. Kleuterscholen willen gewoon een kwaliteitsproduct dat werkt.”
Kleine stapjes voor een grote impact
Het implementeren van circulaire inkooppraktijken vereist een organische, stapsgewijze aanpak, ondersteund door samenwerking en informatie-uitwisseling met andere inkooporganisaties om op die manier de markt naar duurzame oplossingen te leiden.
Voor Rodenhuis is elke kleine stap onderdeel van het creëren van een grotere impact. „We verkennen verschillende markten om te zien waar ze daar mee bezig zijn en ontwikkelen vervolgens onze eigen criteria, gericht op klimaat, circulaire economie en sociale aspecten zoals maatschappelijk rendement en maatschappelijk verantwoord ondernemen in toeleveringsketens”, zegt Rodenhuis.
Er is ook veel belangstelling van buitenaf voor wat Rodenhuis en zijn team doen. Hij zou graag zien dat de Nederlandse overheid niet alleen binnen de EU maar ook wereldwijd een leidende speler wordt op het gebied van circulariteit. „We proberen veel kennis te delen met verschillende organisaties zowel binnen als buiten het overheidskader en de EU, want het is tenslotte een wereldmarkt. Om de transitie naar een circulaire economie te maken, moeten we wereldwijd samenwerken, want we hebben wereldwijde toeleveringsketens, wereldwijde producenten en wereldwijde leveranciers.”
Door in gesprek te gaan met organisaties die vergelijkbare duurzaamheidsambities hebben, hoopt Rodenhuis de markt naar duurzamere oplossingen te stuwen. Zijn afdeling heeft werkgroepen opgezet binnen de overheid en met projecten als Interreg NSR ProCirc en ratingorganisaties als EcoVadis. „Ze dragen allemaal bij aan een groenere product- en dienstencatalogus, dus iedereen die via onze contracten inkoopt, krijgt zeker het groenst mogelijke product op de markt.”
Aanpassen aan de nieuwe realiteit
Malmö is nu zo'n zes jaar bezig met circulair inkopen, onder meer op het gebied van meubels en ICT. De stad hanteert een stapsgewijze aanpak, omdat het circulair inkopen van een productcategorie als kinderwagens nieuw terrein is. „Het is nieuw voor ons, maar ook voor onze leveranciers en onze klanten, de peuterspeelzalen”, zegt Tunlid. Onderhoud, renovatie en reparatie worden aan het contract toegevoegd, met als doel de levensduur van de kinderwagens te verlengen. Alle belanghebbenden moeten nauw samenwerken om een goed werkend dynamisch systeem te creëren. „Het is belangrijk om vanaf het begin alle onderdelen van het contract af te dekken. Dat betekent nauw samenwerken met je partners. Je moet de procedures voor onderhoud en reparatie op orde hebben voordat het contract start. In het voortraject moesten we behalve de peuterspeelzaal ook de interne dienstenafdeling bij deze aanbesteding betrekken, om te kijken of zij het onderhoud van de bussen voor het vervoer van de kinderen konden verzorgen.”
De uitvoering van het contract valt onder de verantwoordelijkheid van het centrale inkoopteam van de peuterspeelzalen. De uitvoering en het contractbeheer zijn essentieel om de circulaire ambities in dit contract te realiseren. Als de onderhouds- en reparatiediensten niet goed functioneren, is het niet mogelijk om de levensduur van de producten te verlengen. De procedures hiervoor moeten door zowel de kleuterscholen als de leverancier jaarlijks worden opgevolgd.
Het helpt ook als de inkoopmedewerker goed is ingevoerd in de circulaire economie. Omdat er nieuwe wegen worden ingeslagen, kan het proces namelijk langer duren dan normaal. Ook het belang van een goede relatie met de leverancier mag niet worden onderschat. „Je bouwt en perfectioneert het proces gaandeweg”, zegt Hultstrand. „Omdat onze leveranciers weten dat we geïnteresseerd zijn in circulariteit, kunnen zij of hun toeleveranciers de vraag naar meer circulaire producten vergroten. Soms proberen we een nieuw product uit en zetten de leveranciers het proces voort als blijkt dat het werkt.” Ook beginnen sommige leveranciers hun bedrijfsmodellen aan te passen aan de nieuwe realiteit. Voor hen begint de economische stimulans te verschuiven van voornamelijk de verkoop van nieuwe producten naar de verkoop van reserveonderdelen en het verlenen van reparatiediensten.
Dit alles heeft een domino-effect dat doorwerkt tot buiten de gemeente. Andere gemeenten hebben interesse getoond en hebben contact met hen opgenomen om kennis te nemen van hun ervaringen. Tunlid participeert actief in verschillende netwerken, deelt hun casus als voorbeeld en wisselt kennis uit met vakgenoten. Deze uitwisseling draagt bij aan het verlagen van de drempel voor andere organisaties om circulair in te kopen. De stad Malmö maakt ook deel uit van verschillende internationale netwerken en is partner in het Interreg NSR ProCirc-project, een ideaal platform om te leren en kennis uit te wisselen.
Uitdagingen
De verschuiving naar circulair inkopen brengt uitdagingen met zich mee, van organisatorische paraatheid en culturele verschuivingen tot obstakels op het gebied van communicatie. Volgens Rodenhuis is het verkrijgen van de steun van het hogere management cruciaal. „Begin klein, focus op pilotprojecten en schaal geleidelijk op om wezenlijke veranderingen mogelijk te maken”, zegt hij. Het benadrukken van successen en achterhalen van best practices van andere organisaties kan bevorderlijk zijn om momentum en draagvlak te creëren voor circulaire inkoopinitiatieven.
Een belangrijke les die het team van Rodenhuis heeft geleerd, is dat het nemen van berekende risico's onderdeel is van het proces; van mislukkingen kun je leren. Door risico's te nemen en met verschillende benaderingen te experimenteren, hebben ze waardevolle inzichten verworven en hebben ze gaandeweg hun strategieën kunnen verbeteren. Hij moedigt anderen aan om voldoende tijd te besteden aan innovatie en verandering, aangezien het ontwikkelen van circulaire initiatieven en innovaties tijd en moeite kost. Dit leidt bijvoorbeeld tot hogere kwaliteitseisen en betere strategieën en gunningscriteria, wat de uitvoering en het beheer van de overeenkomst eenvoudiger maakt.
Tunlid en Hultstrand moesten ook een duidelijke communicatie tussen verschillende afdelingen binnen de gemeente tot stand brengen, om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwe contracten en de bepalingen daarin zou begrijpen. „Dat kan best een opgave zijn als je 28.000 medewerkers hebt, zoals onze gemeente”, zegt Hultstrand. „Niet iedereen zit dagelijks achter zijn computer ingelogd op het intranet. Dus hebben we ook aanvullende communicatieactiviteiten ondernomen. We schreven artikelen die we op LinkedIn publiceerden en hielden interviews met onze klanten en onze interne dienstenafdeling.”
Een andere belangrijke uitdaging bij het implementeren van hun raamovereenkomst was het beheren van verschillende procedures voor kinderwagens die voor, tijdens en na de periode van de overeenkomst waren gekocht. Dat vroeg ook om heldere communicatie. „Kinderwagens gekocht vóór de raamovereenkomst worden intern onderhouden”, legt Tunlid uit. „En dan heb je nog de kinderwagens die binnen de periode van de raamovereenkomst zijn gekocht en die door onze leverancier worden onderhouden, en je hebt de bussen die onder de verantwoordelijkheid van de interne dienstenafdeling vallen. We moesten dus communiceren hoe dit allemaal in z'n werk zou gaan en met wie contact moest worden opgenomen, afhankelijk van het moment waarop een kinderwagen is aangeschaft.” Volgens Tunlid is de les hier dat het in de toekomst mogelijk beter is om een apart contract voor service en onderhoud te sluiten. „Maar zelfs dat is lastig, want er zijn veiligheidsnormen en andere aandachtspunten waarmee rekening moet worden gehouden.”
Geïnterviewden
Johan Rodenhuis is adviseur duurzaamheid bij categorie ICT Werkomgeving Rijk, bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Caroline Hultstrand is inkoopmedewerker bij de centrale inkoopafdeling van de stad Malmö.
Johanna Tunlid is duurzaamheidscoördinator bij de centrale inkoopafdeling van de stad Malmö.
Meer informatie
Case study Prolonging lifecycle of baby strollers for preschools
Case study Sustainability criteria for workplace ICT hardware